Політика конфіденційності Bildmind

1. Хто відповідає за обробку даних

Bildmind — це проєкт для навчання, мовної інтеграції та автоматизації освітніх процесів.

Відповідальний за обробку персональних даних: Дмитро Мовчан, засновник Bildmind, Німеччина.

Для всіх запитів щодо персональних даних, видалення акаунта або реалізації ваших прав можна звертатися за адресою: info@bildmind.com.

Якщо Bildmind у майбутньому буде зареєстрований як окрема юридична особа, дані відповідального за обробку буде оновлено на цій сторінці та в розділі «Вихідні дані».

2. На що поширюється ця політика

Ця політика стосується вебсайту bildmind.com, пов’язаного з ним додатку, навчальних функцій, тестових або пілотних програм, контактних звернень і функцій, які допомагають учням, викладачам, менторам або освітнім організаціям працювати з навчальними матеріалами.

3. Які персональні дані можуть оброблятися

Залежно від того, як саме ви користуєтеся Bildmind, можуть оброблятися такі категорії даних:

• Дані акаунта: електронна адреса, ім’я користувача або відображуване ім’я, зашифрований пароль, статус підтвердження електронної адреси, дата створення акаунта.
• Навчальні дані: мови навчання, словники, слова, переклади, приклади, рівні, результати тестів, повторення, статистика прогресу, призначені набори слів або навчальні завдання.
• Дані груп, класів або менторства: участь у групі, запрошення, зв’язок між учнем і викладачем або ментором, призначені навчальні матеріали.
• Дані звернень: повідомлення, які ви надсилаєте через електронну пошту або контактні форми, а також інформація, потрібна для відповіді на ваш запит.
• Технічні дані: адреса інтернет-з’єднання, тип пристрою, браузер, час доступу, технічні журнали, дані сесії та сигнали безпеки для захисту від зловживань.
• Операційні метрики: агреговані технічні лічильники та показники роботи сервісу. Такі метрики не повинні містити сирі запити, відповіді штучного інтелекту, електронні адреси, імена користувачів або прямі ідентифікатори користувачів у мітках метрик.
• Дані для функцій штучного інтелекту: текст або навчальний матеріал, який користувач свідомо передає у відповідну функцію, а також згенеровані приклади, пояснення або технічні метадані, якщо така функція активована.

4. Для чого використовуються дані

Персональні дані використовуються лише для обґрунтованих цілей, пов’язаних із роботою Bildmind:

• створення та захист акаунта користувача;
• надання навчальних функцій, тестів, словників, повторень і відстеження прогресу;
• підтримка роботи викладачів, менторів, груп і пілотних програм;
• відповіді на звернення користувачів і організацій;
• підтримка безпеки, запобігання помилкам, зловживанням і несанкціонованому доступу;
• технічний моніторинг стабільності, помилок, кешу, навчальних сесій, скарг, відгуків та збоїв функцій штучного інтелекту;
• покращення якості продукту, якщо це не порушує права користувача;
• виконання юридичних обов’язків, якщо такі виникають.

5. Правові підстави обробки

Якщо до обробки застосовується Загальний регламент захисту даних ЄС, персональні дані можуть оброблятися на таких підставах:

• виконання договору або підготовка до нього — коли дані потрібні для створення акаунта та надання функцій додатку;
• законний інтерес — для безпеки, технічної підтримки, покращення стабільності сервісу та захисту від зловживань;
• згода користувача — для необов’язкових функцій, які потребують окремого дозволу;
• юридичний обов’язок — якщо зберігання або передача певних даних вимагається законом.

6. Штучний інтелект і контроль людини

Bildmind може використовувати інструменти штучного інтелекту для створення навчальних прикладів, пояснень, підказок або автоматизації повторюваних освітніх процесів. Такі інструменти мають допомагати учням, викладачам і менторам, а не замінювати відповідальність людини за навчальний процес.

Постачальником функцій штучного інтелекту може бути OpenAI API, якщо відповідні функції активовані. На основі внутрішньої документації Bildmind зберігає договірні та технічні документи OpenAI, включно з додатком про обробку даних, умовами використання сервісів, посиланням на список субпідрядників і зафіксованими налаштуваннями обміну даними.

Станом на 7 червня 2026 року у документації Bildmind зафіксовано, що добровільний обмін даними з OpenAI для покращення моделей, оцінювання, тонкого налаштування, а також обмін вхідними й вихідними даними вимкнено. Також зафіксовано, що журналювання викликів API в налаштуваннях організації вимкнено.

Bildmind не заявляє про режим нульового зберігання даних або про європейське розміщення даних OpenAI, якщо такі режими не підтверджені окремо в налаштуваннях або договорі. До функцій штучного інтелекту передається лише мінімальний обсяг даних, потрібний для конкретного навчального запиту.

Коли функція штучного інтелекту активна, користувач має передавати в неї тільки ті дані, які справді потрібні для виконання навчального запиту. Не слід вводити конфіденційні документи, медичні дані, фінансові дані, паролі або іншу чутливу інформацію, якщо така обробка не була окремо погоджена.

7. Технічні постачальники та передача даних

Для роботи сайту, додатку, бази даних, пошти, резервних копій і функцій штучного інтелекту Bildmind використовує або може використовувати зовнішніх технічних постачальників. Згідно з документацією Bildmind, поточними ключовими постачальниками є:

• Fly.io: використовується для інфраструктури вебсайту, серверної частини та бази даних. У внутрішній документації зафіксовано регіон FRA / Frankfurt, Germany для застосунків bildmind-website, bildmind-api і bildmind-db. Договір про обробку даних Fly.io збережено в GDPR-документації Bildmind.
• Cloudflare R2: використовується для зберігання резервних копій бази даних у приватному сховищі bildmind-pilot-db-backups з юрисдикцією EU. Для цього постачальника збережено договір про обробку даних і посилання на список субпідрядників. Для резервних копій увімкнене правило автоматичного видалення через 10 днів.
• Namecheap / PrivateEmail: використовується для офіційної пошти info@bildmind.com, зокрема для підтримки користувачів, запитів щодо приватності, видалення акаунта, технічної та юридичної кореспонденції. Для цього постачальника збережено договір про обробку даних, умови поштового сервісу, політику приватності та контакт з питань захисту даних.
• OpenAI API: може використовуватися для функцій штучного інтелекту, якщо вони активовані. OpenAI виступає технічним постачальником для обробки навчальних запитів у межах відповідної функції. Bildmind зберігає документацію OpenAI щодо обробки даних, субпідрядників, налаштувань обміну даними та зберігання.

Такі постачальники повинні використовувати дані лише для надання відповідної технічної послуги. Bildmind не продає персональні дані користувачів рекламодавцям або третім особам.

Якщо дані передаються за межі Європейської економічної зони, Bildmind застосовує відповідні правові та технічні механізми захисту, наскільки це потрібно відповідно до чинного законодавства.

8. Файли cookie, сесії, технічні журнали та метрики

Bildmind може використовувати технічно необхідні файли cookie, токени сесії або подібні механізми для входу в акаунт, безпеки та стабільної роботи сервісу.

Операційні метрики Bildmind використовуються для технічного моніторингу. Згідно з внутрішньою документацією, вони є агрегованими технічними лічильниками та не повинні містити сирі запити, відповіді штучного інтелекту, електронні адреси, імена користувачів або прямі ідентифікатори користувачів у мітках метрик. Доступ до технічної точки доступу метрик захищений базовою автентифікацією.

Якщо у майбутньому будуть підключені аналітичні або маркетингові інструменти, які потребують окремої згоди, користувачі отримають відповідне повідомлення або можливість вибору.

9. Зберігання та видалення даних

Персональні дані зберігаються лише стільки, скільки це потрібно для роботи акаунта, надання навчальних функцій, виконання юридичних обов’язків, захисту безпеки або розгляду запитів користувачів.

• Дані акаунта та навчальні дані зберігаються, поки акаунт активний або поки вони потрібні для надання функцій сервісу.
• Після видалення акаунта персональні дані видаляються або анонімізуються, якщо немає законної причини для їх подальшого зберігання.
• Технічні журнали безпеки зберігаються протягом обмеженого часу, необхідного для діагностики, безпеки та захисту від зловживань.
• Резервні копії бази даних у Cloudflare R2 зберігаються у приватному сховищі та, згідно з поточною політикою резервного копіювання, автоматично видаляються через 10 днів.
• Технічна телеметрія штучного інтелекту може зберігати технічні метадані викликів, статуси результатів, помилки, час відповіді, використання токенів та інші службові дані. Сирі запити та сирі відповіді штучного інтелекту не повинні зберігатися в цій таблиці. Поточний внутрішній строк зберігання такої телеметрії — 180 днів, за умови що очищення налаштоване й виконується.
• Журнали розробки штучного інтелекту, які можуть містити сирі запити або відповіді, мають бути вимкнені в робочому середовищі й використовуватися лише для розробки, якщо це справді необхідно.

Користувач може подати запит на видалення акаунта через функцію в додатку, якщо вона доступна, або написати на info@bildmind.com.

10. Навчальні групи, школи та неповнолітні користувачі

Bildmind може використовуватися в навчальних або пілотних програмах разом із викладачами, менторами чи освітніми організаціями. У таких випадках доступ до групових або навчальних даних має бути обмежений лише тими особами, яким він потрібен для організації навчального процесу.

Неповнолітні користувачі повинні використовувати Bildmind лише у контрольованому освітньому або сімейному контексті. Якщо користувачеві менше 16 років і обробка ґрунтується на згоді, потрібен дозвіл або підтвердження від батьків, законного представника, школи, викладача чи освітньої організації залежно від конкретного формату використання.

Bildmind не призначений для навмисного збирання медичних даних, політичних або релігійних поглядів, біометричних даних, фінансової інформації, документів, що посвідчують особу, паролів або інших чутливих даних, які не потрібні для мовного навчання.

11. Права користувача

Ви можете мати право:

• отримати інформацію про обробку ваших персональних даних;
• отримати копію ваших персональних даних;
• виправити неточні або неповні дані;
• попросити видалення даних;
• обмежити обробку;
• заперечити проти певної обробки;
• отримати дані у переносному форматі, якщо це застосовно;
• відкликати згоду, якщо обробка ґрунтується на згоді.

Для реалізації цих прав напишіть на info@bildmind.com. Ми можемо попросити підтвердити особу, щоб захистити акаунт від несанкціонованого доступу.

12. Право на скаргу до наглядового органу

Якщо ви вважаєте, що ваші персональні дані обробляються з порушенням правил захисту даних, ви маєте право звернутися до компетентного наглядового органу.

Для приватного сектору в Баварії таким органом зазвичай є Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht. Ви також можете звернутися до наглядового органу за місцем вашого проживання або роботи.

13. Безпека

Bildmind використовує технічні й організаційні заходи для захисту персональних даних, зокрема обмеження доступу, захищене зберігання паролів, контроль сесій, технічні журнали безпеки, резервне копіювання, приватне сховище резервних копій, захист технічних метрик автентифікацією, обмеження доступу до службових інструментів і поступове вдосконалення інфраструктури.

Резервні копії не повинні зберігатися в публічних репозиторіях, а ключі доступу, поштові скриньки та API-ключі мають бути захищені. API-ключі не повинні потрапляти у клієнтський код або публічні репозиторії.

Жодна система не може гарантувати абсолютний захист, але ми прагнемо обробляти персональні дані відповідально, пропорційно й лише в межах реальної потреби.

14. Зміни до цієї політики

Bildmind може оновлювати цю політику, якщо змінюються функції продукту, постачальники, правові вимоги або спосіб обробки даних. Актуальна версія завжди публікується на цій сторінці.

15. Контакт

З усіх питань щодо цієї політики, персональних даних або видалення акаунта звертайтеся за адресою: info@bildmind.com.